El nuevo DeCA electrónico

A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control que se utiliza en determinados transportes públicos de mercancías por carretera tendrá que gestionarse de forma digital. Es lo que se conoce como DeCA, Documento electrónico de Control Administrativo, y afectará a muchas empresas de transporte y cargadores.

Eso sí, es importante aclarar algo desde el principio. No se trata de un nuevo documento para todos los transportes ni supone ningún cambio en la normativa ADR. Lo que cambia es la forma de gestionar un documento de control que ya era obligatorio en determinadas operaciones.

En Grupo Forma hemos preparado esta información para explicarte de forma sencilla qué cambia, a quién afecta y qué habrá que hacer a partir de octubre.

¿Qué es el DeCA y por qué será obligatorio?

El DeCA es, básicamente, la versión digital del actual documento de control administrativo utilizado en el transporte público de mercancías por carretera.

La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció que este documento debía pasar a ser electrónico diez meses después de su entrada en vigor. Por eso, la obligación comenzará el 5 de octubre de 2026. Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó cómo deberá generarse y qué requisitos tendrán que cumplir los sistemas utilizados por las empresas.

En la práctica, la información que se incluye en el documento cambia poco. La principal diferencia está en cómo se crea, se guarda y se presenta. A partir de esa fecha deberá generarse digitalmente, conservarse en formato electrónico y estar disponible cuando sea necesario comprobarlo.

¿Quién tendrá que utilizar el DeCA?

El DeCA será obligatorio en aquellos transportes públicos interiores de mercancías por carretera en los que ya sea necesario llevar el documento de control regulado por la Orden FOM/2861/2012.

Dicho de una forma más sencilla, afectará principalmente a transportes realizados por cuenta ajena y a cambio de un precio, con origen y destino dentro de España, siempre que esa operación esté sujeta a esta obligación documental. También se incluyen las operaciones de cabotaje que se realicen íntegramente en territorio español.

La responsabilidad de generar y gestionar correctamente el documento corresponde al cargador contractual y al transportista efectivo. El conductor no tendrá que crearlo, aunque sí deberá llevar una copia durante el trayecto y poder mostrarla si se realiza una inspección.

¿Cómo tendrá que generarse?

El DeCA deberá estar preparado antes de que comience el transporte y tendrá que generarse mediante una aplicación o sistema informático que cumpla los requisitos establecidos.

El documento deberá ser un PDF digital nativo de un máximo de 5 MB. Es decir, no será válido rellenar un documento en papel, escanearlo después y utilizar ese archivo como DeCA.

Además, el documento tendrá que incorporar un código QR asociado a una dirección web única. Así, durante una inspección, los agentes autorizados podrán acceder al PDF y comprobar directamente la información del transporte.

Las empresas también tendrán que conservar estos documentos durante al menos un año.

¿Qué datos tendrá que incluir?

El DeCA deberá incluir la información necesaria para saber quién realiza el transporte, qué mercancía se está trasladando, de dónde sale y cuál es su destino.

Entre los principales datos que deberá recoger se encuentran:

• Nombre, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino.
• Naturaleza y peso de la mercancía.
• Fecha en la que se realiza el transporte.
• Matrícula del vehículo y, cuando corresponda, del remolque o semirremolque.
• Referencia de una autorización administrativa especial cuando sea necesaria.
• Cualquier otra observación o información necesaria para identificar correctamente el servicio.

Para muchas empresas estos datos no serán nuevos, ya que forman parte de la documentación que utilizan habitualmente. El gran cambio está en que todo este proceso pasa a gestionarse de forma electrónica.

¿El conductor tendrá que llevarlo en el móvil?

No necesariamente. Aunque el documento original tendrá que ser electrónico, el conductor podrá llevar una copia en el móvil, en una tableta o incluso impresa en papel.

Si se lleva en papel, esa copia tendrá que proceder de un DeCA generado correctamente y deberá incluir su correspondiente código QR. Es decir, se podrá imprimir el documento, pero no se podrá seguir creando directamente en papel como hasta ahora.

También hay que tener en cuenta que cualquier cambio escrito a mano sobre una copia impresa no modificará oficialmente el DeCA. Si durante el transporte cambia algún dato, habrá que actualizarlo desde el sistema digital y facilitar al conductor la nueva versión.

¿Qué ocurre con los transportes ADR?

El DeCA y el documento de transporte ADR son cosas diferentes. El DeCA no sustituye al ADR ni cambia las obligaciones relacionadas con el transporte de mercancías peligrosas.

Por tanto, una empresa que transporte mercancías peligrosas tendrá que seguir cumpliendo con los requisitos del ADR. Si, además, ese transporte está sujeto al documento de control administrativo español, también tendrá que cumplir con las obligaciones del DeCA.

Ahora bien, hay una opción que puede facilitar bastante la gestión. El propio documento de transporte ADR podrá utilizarse como DeCA siempre que incluya toda la información exigida para el documento de control y cumpla también con los requisitos establecidos para su gestión electrónica.

De esta forma, algunas empresas podrán utilizar un mismo documento y evitar duplicar documentación innecesariamente.

¿Se puede utilizar una carta de porte o un documento de residuos?

Sí. No siempre será necesario crear un documento DeCA independiente.

La normativa permite utilizar otros documentos de transporte, como una carta de porte, el documento de transporte ADR o el Documento de Identificación utilizado en determinados traslados de residuos, siempre que contengan todos los datos obligatorios.

Esto puede facilitar bastante el trabajo a las empresas que ya utilizan estos documentos en su día a día. Eso sí, habrá que comprobar que incluyen toda la información exigida y que también cumplen con los requisitos electrónicos establecidos para el DeCA.

¿Qué deberían hacer las empresas antes del 5 de octubre?

Lo más recomendable es no esperar al último momento. Antes del 5 de octubre conviene revisar qué tipos de transporte realiza la empresa, en cuáles es obligatorio el documento de control y cómo se está gestionando actualmente.

También habrá que comprobar si el programa o sistema utilizado permite generar correctamente el PDF, incluir el código QR, facilitar el acceso al documento y conservarlo durante el periodo establecido.

Las empresas que trabajan habitualmente con ADR, residuos o cartas de porte también deberían comprobar si pueden utilizar alguno de esos documentos para cumplir varias obligaciones a la vez y evitar duplicar trabajo.

En definitiva, el cambio no implica empezar de cero, pero sí será necesario adaptar la forma de gestionar la documentación. Revisar estos procedimientos con tiempo hará que el paso al DeCA electrónico sea mucho más sencillo cuando su uso pase a ser obligatorio.